Sistema ERP: para qué sirve y qué beneficios aporta
¿Por qué es tan importante la información para las empresas? Permite diferenciarse de la competencia, incrementar las ventas y, en general, permite reducir el riesgo en la toma de decisiones al disponer de información fiable sobre la situación de la empresa. Con el objetivo de controlarla, se puede utilizar el sistema de planificación de recursos empresariales o sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
Un ERP es un software de gestión empresarial cuya función es planificar y controlar los procesos y los recursos de una empresa. Es un software transversal a la organización que mejora la capacidad de gestión entre los empleados, departamentos y equipos de la organización. De esta manera, se puede trabajar en tiempo real con información actualizada y disponible en una única base de datos.
Tipos de sistemas ERP
En general, hay dos tipos de software ERP:
- ERP a medida: está diseñado exclusivamente para un negocio concreto según las especificaciones del mismo. Suelen ser sistemas de gestión ad-hoc, muy personalizados a las necesidades de la empresa, realizados en su mayoría por los departamentos de IT de la propia empresa.
- ERP estándar o modular: proviene de un programa diseñado de antemano que se modifica en función del negocio y sus necesidades. Dentro de esto ERP estándares se producen adaptaciones para sectores concretos que se denominan «verticales», es decir, aprovechan toda la funcionalidad del ERP estándar y se desarrollan las funcionalidades y adaptaciones necesarias para dar solución a sectores específicos como por ejemplo construcción, retail, alimentación, etc.
Actualmente la tendencia es implementar soluciones ERP estándares capaces de adaptarse a las necesidades de la empresa. Esta adaptación puede ser a través de diferente funcionalidad o modularidad del ERP , o a base de desarrollar las personalizaciones necesarias para la empresa.
¿Qué módulos debe incluir un sistema ERP?
Un sistema ERP permite mejorar diferentes áreas de la empresa a través de los módulos que incorpora:
- Módulo de Recursos Humanos. Ayuda a gestionar el talento, administrar la información de los trabajadores, evaluar su desempeño o gestionar la formación entre otros.
- Módulo de Inventario. Sirve para controlar el stock de referencias, realizar un seguimiento de artículos y determinar su ubicación.
- Módulo de Ventas. Incluye procesos como consulta de información, elaboración de presupuestos y facturas, y aceptación y seguimiento de pedidos.
- Módulo de Gestión de la relación con el cliente (CRM). Mejora el servicio al cliente y permite establecer relaciones de calidad con él.
- Módulo de Compra. Se encarga de los procesos de adquisición de artículos, como lista de proveedores, identificación de artículos, solicitudes de cotización y recibos.
- Módulo de Finanzas y Contabilidad. Realiza un seguimiento de las transacciones y permite controlar gastos y compromisos financieros.
- Módulo de Ingeniería o Producción. Permite planificar la producción y la programación de las máquinas, así como realizar un seguimiento del proceso productivo.
- Módulo de Gestión de la cadena de suministro. Ayuda a planificar la demanda, los procesos de la cadena de suministro, la producción, la distribución y el transporte.
- Modulo de Gestión de Proyectos. Sirve para controlar el ciclo de vida de un proyecto desde que se planifica hasta que se implanta.
Ventajas de un ERP
Los beneficios que puede tener la instalación de un ERP para una empresa son los siguientes:
- Permite un mayor control y trazabilidad: facilita el seguimiento de las operaciones, de forma que ayuda a detectar errores o imprevistos de forma ágil para solucionarlos con rapidez.
- Evita la duplicación de datos: elimina barreras de información entre los empleados para que los datos no se reiteren entre departamentos, incrementando la eficiencia.
- Mejora la relación con los clientes: permite reducir tiempos de respuesta y agilizar el intercambio de información con él.
- Permite una planificación de escenarios futuros: gracias a la mayor cantidad y calidad de la información, ayuda a realizar predicciones de situaciones que se pueden producir en el futuro.
- Mejora el proceso de toma de decisiones: esto se debe a que los usuarios obtienen una información precisa, ordenada y detallada de la empresa.
- Incrementa el rendimiento y el ROI a largo plazo: se puede recuperar la inversión con rapidez porque aumenta el rendimiento de la empresa.
- Mejora la productividad: se evitan los posibles errores de los empleados porque es un sistema automatizado.
- Facilita el acceso y el intercambio de información entre departamentos: suprime las barreras de información entre departamentos y mejora la comunicación interna.
- Posibilita la personalización en función de las necesidades: se puede adaptar el software a los requerimientos y características de la empresa.
- Supone un ahorro económico: esto es debido a la gestión eficiente de los recursos proporcionada por este sistema.
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